Tietosuojaseloste, työhakemukset
1. Rekisterinpitäjä
Kojamo Oyj (y-tunnus 0116336-2)
omasta ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden puolesta (jäljempänä Kojamo)
Mannerheimintie 168a, 00300 Helsinki, puh. 020 508 310.
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Kojamo-konsernin tietosuojavastaava
Mannerheimintie 168a, 00300 Helsinki, tietosuoja@kojamo.fi.
Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä yllä olevaan [henkilöön / osoitteeseen] kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.
3. Rekisterin nimi
Rekrytointi- ja työhakemusrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseen ja käsittelyyn, työnhakijoiden valintaan ja rekrytointiprosessin vaatimien tarpeiden täyttämiseksi. Kojamo käyttää rekrytointien käsittelyn yksinkertaistamiseksi ja helpottamiseksi palvelua, joka on toteutettu Kojamon lukuun Teamtailor AB:n toimesta.
Henkilötietojen käsittely perustuu Kojamon oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Kojamon ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä sekä yksinkertaistaa tätä rekrytointiprosessia. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on myös tarpeen Kojamon ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen toimeen panemiseksi.
5. Rekisterin tietosisältö
- nimi
- syntymäaika
- osoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen
- muu suoritettu koulutus
- sovellusten ja ohjelmien käyttötaidot
- erityisosaaminen
- kielitaito
- nykyinen tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
- tärkeimmät aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
- suosittelijat
- muut työnhakijan Kojamolle luovuttamat tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään palvelun tai muun kanavan kautta toimitettavan työhakemuksen kautta tai paperisesta työhakemuslomakkeesta liitteineen. Tietoja kerätään myös, kun rekisteröity käyttää palvelua yhteydenpitoon kanssamme ja/tai lisää palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä. Henkilötietoja voidaan myös kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta. Joissakin tapauksissa myös nykyiset työntekijämme voivat antaa suosituksia, jolloin he lisäävät palveluun tällaisten potentiaalisten hakijoiden henkilötietoja. Tällaisissa tapauksissa potentiaalista työnhakijalle ilmoitetaan tietojen käsittelystä.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Kojamo-konsernin ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Kojamon puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, tai mikäli oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista. Henkilötietoja voidaan myös siirtää Kojamon palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Kojamon lukuun salassapitovelvollisuuden ja lainsäädännön edellyttämän sitovan tietosuojasopimuksen mukaisesti.
Kojamo käyttää rekrytointien käsittelyn yksinkertaistamiseksi ja helpottamiseksi palvelua, joka on toteutettu Kojamon lukuun Teamtailor AB:n toimesta. Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti EU:n/ETA:n alueella. Tietoja säilytetään ja käsitellään kuitenkin myös sellaisissa kolmansissa maissa, jossa on Euroopan Komission mukaan riittävä tietosuojataso, tai niitä käsittelevät sellaiset alihankkijat, jotka ovat solmineet sitovat sopimukset henkilötietojen käsittelystä. jolloin henkilötietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia sopivien tai asianmukaisten suojatoimien toteuttamisesta esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin aikana ja niitä säilytetään sen päättymisen jälkeen 6 kuukauden ajan. Jos rekisteröidyn hakemaan positioon avautuu työmahdollisuus tämän säilytysajan puitteissa, Kojamon suunnalta voidaan olla rekisteröityyn yhteydessä työpaikan tarjoamiseksi. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, esim. tulevia rekrytointiprosesseja varten. Käsittelyajan umpeuduttua kysymme sähköpostitse, haluaako rekisteröity säilytysaikaa jatkettavan, jotta hän voi tulla huomioiduksi myös tulevissa rekrytoinneissa. Mikäli Kojamo ja hakija tekevät työsopimuksen, työsuhteen solmimisen kannalta tarvittavat henkilötiedot (nimi ja yhteystiedot) siirretään Kojamon henkilöstörekisteriin.
Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen Kojamon lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi.
9. Rekisterin suojaus
Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein.
Tietoihin on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä, joilta edellytetään järjestelmään kirjautumisessa yksilöllistä käyttäjätunnusta ja salasanaa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
Rekisteröidyllä on oikeus saada Kojamolta vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tehdään rekrytointijärjestelmän alareunasta löytyvän linkin kautta.
Oikeus vaatia henkilötietojen oikaisemista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista
Kojamo oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröity voi myös muuttaa henkilötietojaan ja suostumustaan itse milloin tahansa kirjautumalla rekrytointijärjestelmään. Poistopyyntö tehdään rekrytointijärjestelmän alareunasta löytyvän linkin kautta. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Kojamoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Kojamon vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tapauksissa
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn perustuen vastustaa sellaista Kojamon suorittamaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Kojamon oikeutettuun etuun. Rekisteröidyn tulee tässä tapauksessa ottaa yhteyttä Kojamoon kohdan 2 mukaisesti ja eritellä ne perusteet, joiden nojalla hän vastustaa käsittelyä. Kojamo voi evätä vastustamista koskevan pyynnön laissa säädetyin perustein.
Oikeus peruuttaa annettu suostumus
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekrytointisivun alareunassa olevan linkin kautta.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään Kojamon ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista).
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Kojamo ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.